***la version française suit*** PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES. CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposal ("RFP) for Smart Asset Storage Lockers and Management System for the CBC/Radio-Canada English and French Networks. An Agreement resulting from this RFP shall be for three (3) years
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES: The key objective of this Request for Proposal (¨RFP¨) is to select preferred distributors, resellers, or manufacturers to supply smart asset locker systems across CBC/Radio-Canada's regional stations. Aligned with the organization's regional agility strategy, these lockers will allow shift-based employees to securely check out, return, and charge laptops and audio-video production equipment using their employee ID cards. Further details will be provided only in the RFP document.
2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION: This RFP is open only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:
2.1 The Proponent must demonstrate that they have been in business for at least one (1) year, providing the above goods and services.
2.2 The Proponent must have a place of business and provide support from facilities based in North America.
3. TO OBTAIN THE RFP DOCUMENTATION CBC/Radio-Canada uses MERX and from here you can type CBC or Radio-Canada to manage its solicitation process. All Proponents must obtain the RFP documents through MERX. Below is the link to the MERX Supplier User Guide for new users (reference provided on the original posting).
Instructions to obtain RFP documents and qualify for access:
1. Determine eligibility to participate based on the description of the objective statement for the RFP.
2. To obtain the documents the Proponent must be registered with MERX. If it is not already registered, please follow the MERX Supplier User Guide instructions or call the MERX support number provided on MERX.
3. Once registered the mandatory requirements qualification form is located under the Required Acknowledgement section of this opportunity and can be accessed by clicking "Place Bid" (this will also register you for the RFP).
4. Complete and sign the form by responding and providing evidence to support the claim, in other words, "yes" is not sufficient evidence to qualify.
5. Email the completed form to the contact indicated in section 5 of this document.
The document(s) to be completed and signed must be sent no later than Friday, November 6th 2026 to the CBC representative/Radio-Canada responsible for this RFP. Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada's positive assessment of the company's submission, it will receive an e-mail from MERX that the RFP documents are ready for download. Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
1. Any contact with CBC/Radio-Canada prior to obtaining the RFP documentation must be undertaken by e-mail and addressed solely to the CBC/Radio-Canada Representative, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP#TI20261022) in the "Subject" of the e-mail.
Katie Files
Procurement Specialist
Supply Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: katie.files@cbc.ca CC: james.coulman@cbc.ca
2. Once the tender documents have been obtained, Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, proponents must submit their questions through MERX no later than the date specified in PART I: INTRODUCTION, Table 1: Critical Dates in the RFP Process of the main document.
CBC/Radio-Canada reserves the right, at its discretion, to answer only those questions submitted through MERX.
5. RECEIPT OF PROPOSALS Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the MERX Website no later than November 25th at 8:00:00 pm, Eastern Time. The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not. Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
Note: This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA). CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
VEUILLEZ LIRE TOUT CE QUI SUIT EN PORTANT UNE ATTENTION PARTICULIÈRE AUX EXIGENCES ET AUX DATES. CBC/Radio-Canada invite les membres de l'industrie à répondre à sa demande de propositions (DP) relative à des systèmes de casiers intelligents et de gestion pour les actifs technologiques pour les réseaux anglais et français de CBC/Radio-Canada. L'entente conclue à la suite de cette demande de propositions sera d'une durée de trois (3) ans.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS La présente demande de propositions (<< DP >>) a pour objectif principal d'identifier les distributeurs, revendeurs ou fabricants privilégiés pouvant fournir des systèmes de casiers intelligents dans l'ensemble des stations régionales de CBC/Radio-Canada. Conformément à la stratégie de l'organisation relative à l'agilité régionale, ces casiers permettront au personnel travaillant selon différents quarts d'emprunter, de retourner et de recharger des ordinateurs portables et de l'équipement de production audiovisuelle à l'aide de leur carte d'employé. D'autres détails seront fournis uniquement dans la documentation de la DP.
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER La présente DP s'adresse uniquement aux soumissionnaires qui répondent à chacune des exigences obligatoires suivantes et qui l'auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :
2.1 Le soumissionnaire doit faire la preuve qu'il est en activité depuis au moins un (1) an dans la fourniture des biens et services mentionnés ci-dessus.
2.2 Le soumissionnaire doit posséder un établissement en Amérique du Nord à partir duquel il assure un service de soutien.
3. INSTRUCTIONS POUR OBTENIR LES DOCUMENTS DE LA DP CBC/Radio-Canada utilise la plateforme MERX. Dans la plateforme, tapez CBC ou Radio-Canada pour gérer le processus d'appel d'offres. Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la demande de propositions au moyen de MERX. Vous trouverez ci-après le lien qui donne accès au Guide du fournisseur MERX pour les nouveaux utilisateurs (référence fournie sur l'avis original).
1. Déterminez votre admissibilité à la DP en fonction de la description ou de l'énoncé des objectifs.
2. Pour obtenir les documents, vous devez être inscrit auprès de MERX. Si vous ne l'êtes pas, veuillez suivre le Guide du fournisseur MERX ou composer le numéro d'assistance MERX indiqué.
3. Une fois votre inscription effectuée, vous pourrez accéder au formulaire de demande de qualification pour les exigences obligatoires dans la section Acceptation requise en cliquant sur << Placer une soumission >> (cela servira aussi à vous inscrire dans le cadre de la présente DP).
4. Remplissez le formulaire en répondant aux questions et en fournissant des preuves à l'appui. Veuillez noter que répondre << oui >> aux questions ne suffit pas pour être admissible.
5. Envoyez le formulaire dûment rempli, par courriel, à la personne-ressource indiquée à la section 5 du présent avis.
Le ou les documents à remplir et à signer doivent être envoyés au plus tard le vendredi 6 novembre 2026 au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de cette DP. Après réception des documents demandés et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de la proposition, le soumissionnaire recevra un courriel de MERX indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés. Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n'est pas responsable de la distribution de ces documents.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
1. Toute communication avec CBC/Radio-Canada avant d'obtenir les documents de la DP doit se faire par courriel seulement, et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no TI20261022) dans la ligne d'objet.
Katie Files
Spécialiste Gestion des approvisionnements
CBC/Radio-Canada
Courriel : katie.files@cbc.ca ; CC : james.coulman@radio-canada.ca
1. Une fois les documents obtenus, les soumissionnaires qui ont besoin de clarifications ou de renseignements, ou qui remarquent certaines omissions ou ambiguïtés sur le sens de toute partie de la présente DP, doivent soumettre leurs questions par l'intermédiaire de MERX au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP du document principal.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit, à sa discrétion, de ne répondre qu'aux questions soumises par l'intermédiaire de MERX.
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS Les soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur proposition sur le site web de MERX au plus tard le 25 novembre 2026 à 20 h, heure de l'Est. Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Il ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L'horloge MERX sera utilisée pour indiquer l'heure de réception de la proposition, que l'heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non. Les propositions partielles, les modifications ou les révisions de la proposition qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l'heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Remarques : Le ou les contrats d'approvisionnement dérivés de cette DP sont assujettis au chapitre Cinq (Marchés publics) de l'Accord de libre-échange canadien. CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec les soumissionnaires pour tout contrat d'approvisionnement.